Prosedur


PENGUBAHAN DNS


Pengubahan DNS

  1. Unit Kerja mengirimkan permintaan nama domain kepada Kepala Puskom;
  2. Kepala UPT Puskom akan mendisposisikan permintaan layanan tersebut Bagian Pengelola Jaringan;
  3. Bagian Pengelola Jaringan akan memeriksa permintaan tersebut, apabila permintaan berupa delegasi NS record dan server DNS unit kerja tidak di bawah pengelolaan unit kerja sendiri, maka permintaan tersebut tidak dikabulkan;
  4. Apabila permintaan pengubahan DNS berupa pengubahan entri A record atau delegasi NS record dimana server DNSnya di bawah pengelolaan sendiri, maka KaBidJar akan memerintahkan staf Bagian pengelola jaringan untuk melakukan pengubahan pada DNS;
  5. Setelah pengubahan dilakukan, staf yang diberi tugas mengupdate history pada daftar pengubahan DNS;
  6. Bagian Pengelola Jaringan melaporkan hasil tugas ke Kepala UPT Puskom;
  7. Bagian Pengelola Jaringan melaporkan ke unit kerja/pemohon terkait hasil penyelesaian layanan.

PENITIPAN SERVER


PENITIPAN SERVER2

  1. Pimpinan unit kerja yang akan menitipkan server (server colocation) di UPT Puskom membuat surat permohonan ke Kepala UPT Puskom;
  2. Kepala UPT Puskom akan mendisposisikan surat permohonan tersebut ke Bagian Pengelola Jaringan;
  3. bagian Pengelola Jaringan akan menangani permintaan ini;
  4. Staf Bagian Jaringan akan memeriksa daftar ketersediaan tempat dan listrik pada data center UPT Puskom;
  5. Staf Bagian Jaringan akan memeriksa spesifikasi, bentuk server, nama domain untuk server yang akan dititipkan;
  6. Staf Bagian jaringan menginformasikan kepada unit kerja/pemohon untuk segera mengirimkan fisik server ke UPT Puskom;
  7. Setelah unit kerja mengirimkan server yang akan dipasang, staf bagian jaringan yang ditunjuk segera memasang server dan memberikan alamat IP untuk server dengan mengacu kepada daftar penggunaan IP server;
  8. Petugas melakukan pengubahan entri DNS untuk server pada server DNS UNDIP;
  9. Setelah pemasangan selesai, petugas akan memasukkan server ke dalam sistem monitoring bagian jaringan;
  10. Staf yang ditunjuk melaporkan ke bagian Pengelola Jaringan setelah server masuk ke dalam sistem monitoring;
  11. Kepala UPT Puskom membuat surat pemberitahuan ke unit kerja tentang kesiapan server yang telah terpasang beserta alamat IP yang sudah diberikan.

PENDAFTARAN EMAIL/HOSTING PRIBADI


Pembuatan Email Dan Domain Pribadi

  1. Calon Pengguna/Pendaftar/Pemohon dapat mendaftarkan pemintaan alamat Email/Hosting dengan cara melakukan Pendaftaran Email/Hosting melalui formulir Pendaftaran Email
  2. Pengguna harus memilih identitas akun (user ID untuk login) yang memuat bagian dari nama Pengguna;
  3. Formulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh Petugas Layanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara;
    • Petugas Pelayanan mencocokkan data verifikasi) yang diisikan dengan data yang ada di Universitas;
    • Daftar email dan/atau hosting untuk mahasiswa/alumni yang belum di verifikasi akan berada di dalam halaman antrian, agar email/hosting itu bisa segera digunakan, pendaftar harus datang ke UPT Puskom untuk menunjukan Kartu Mahasiswa/kartu alumni-nya ke petugas pelayanan di UPT PUSKOM agar email/hosting bisa di verifikasi, diaktifkan dan segera digunakan;
    • Bagi Dosen/Karyawan, verifikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan mencocokkan data yang ada di kepegawaian. Bila data sesuai, maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetujuan dan melakukan aktifasi akun tanpa perlu meminta kehadiran Pengguna. Bila data tidak sesuai atau tidak ditemukan maka Pengguna harus hadir di UPT PUSKOM untuk melengkapi kekurangan data yang diperlukan untuk aktifasi;
  4. Pendaftaran Hosting harus disertai dengan pendaftaran email;
  5. Bila lebih dari dua bulan dari saat pengajuan pengguna belum melengkapi kekurangan data yang berakibat akun belum diaktifkan, maka akun mail/hosting yang ada di antrian akan dihapus;

PENDAFTARAN EMAIL/HOSTING UNIT KERJA/ORGANISASI


Pembuatan Email atau Domain Pribadi

  1. Instansi dan Organisasi membuat surat yang ditujukan kepada KaPPTIK, diketahui/ditandatanani oleh pimpinan unit kerja;
  2. Pengguna harus menyertakan kontak teknis yang dapat dihubungi, diutamakan penanggung jawab TIK unit kerja yang bersangkutan;
  3. Berdasar surat yang diajukan, KaPSDI akan memberikan disposisi kepada bagian Komunikasi apakah pengajuannya dapat dipenuhi atau perlu ada penyesuaian dengan aturan yang ada;
  4. Petugas Layanan memproses pembuatan akun email/hosting akun yang telah dibuat dan diaktifkan diberitahukan oleh Petugas Layanan kepada Kontak teknis yang disebutkan oleh Pengguna melalui email atau telpon.

PELAYANAN PENYEDIAAN TELECONFERENCE


  1. Pengguna mengajukan permohonan ditujukan kepada KaPPTIK melalui surat/email/helpdesk PLO PSDI;
  2. Permohonan diterima PSDI selambat-lambatnya satu minggu sebelum pelaksanaan dan harus memuat informasi ;
    • Jumlah peserta;
    • Waktu uji koneksi;
    • Waktu pelaksanaan;
    • Kontak teknis kedua belah pihak (sisi UGM dan sisi lawan konferensi).
  3. Apabila waktu dan tempat pelaksanaan yang diminta berbenturan dengan acara lain, PSDI harus menginformasikan keadaan tersebut kepada Pengguna untuk dipertimbangkan alternatif pelaksanaannya;
  4. Kontak Teknis PSDI akan menghubungi kontak teknis yang diberikan untuk membicarakan teknis persiapan dan pengujian koneksi untuk Teleconference;
  5. PSDI melayani penggunaan fasilitas Teleconference pada hari yang ditetapkan dengan pendampingan teknis apabila diperlukan dan bertanggung jawab (dari sisi teknis) menjaga kelancaran pelaksanaan Teleconference.

LAYANAN PENYEDIAAN NOMOR TELEPON BERBASIS IP (VOIP)


VOIP

  1. Calon pengguna mengisi formulir permohonan nomor VOIP
  2. Petugas menindaklanjuti permohonan dengan memvalidasi calon pengguna;
  3. Pengguna kemudian mendapatkan nomor yang diberikan oleh petugas;
  4. Nomor siap dipakai.

LAYANAN PERUBAHAN PASSWORD


Reset Password

  1. Pengguna mengajukan permintaan perubahan password kepada petugas;
  2. Pengguna menunjukkan bukti diri ke petugas;
  3. Petugas memverifikasi bukti diri dengan data UPT PUSKOM;
  4. Jika sesuai, petugas langsung mengganti password dengan password yang baru;
  5. Password baru diinformasikan ke pengguna.

PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN UTAMA


  1. Staf bagian jaringan melakukan cek secara fisik terhadap perangkat aktif jaringan tulang punggung minimal sebulan sekali. Item cek fisik sesuai dengan form;
  2. Staf bagian Jaringan UPT PUSKOM yang bertugas untuk memonitor jaringan melihat pesan koneksi gangguan pada sistem monitoring;
  3. Staf bagian Jaringan melakukan cek server DNS yang digunakan dengan menggunakan perintah nslookup. Domain yang digunakan sebagai parameter masukan untuk program nslookup adalah undip.ac.id, detik.com, dan yahoo.com ;
  4. Staf bagian jaringan menggunakan program mtr untuk melakukan cek konektivitas. Alamat IP yang digunakan untuk melakukan pengecekan adalah 222.124.73.136 untuk koneksi nasional dan 22.124.73.73 untuk koneksi ke internasional;
  5. Apabila hasil dari mtr berjalan dengan lancar, maka server DNS perlu diperbaiki;
  6. Apabila salah satu dari hasil mtr tidak bagus, maka staf bagian jaringan yang bertugas untuk monitoring segera menghubungi EoSPT Telkom atau 0-800-1-TELKOM;
  7. Staf bagian jaringan yang bertugas menanyakan estimasi pemulihan gangguan ke EoS PT Telkom atau 0-800-1-TELKOM;
  8. Staf bagian jaringan UPT PUSKOM membuat laporan ke pengguna Internet di lingkungan UNDIP melalui website tentang gangguan jaringan yang terjadi beserta estimasi waktu untuk pulih kembali;

PENANGANAN GANGGUAN KONEKSI INTERNET PADA JARINGAN LOKAL

Gangguan Lokal

  1. Staf bagian jaringan UPT PUSKOM yang bertugas untuk melakukan monitoring jaringan menemukan adanya gangguan pada node dijaringan lokal UNDIP atau menerima laporan dari pengguna jasa di lingkungan UNDIP;
  2. Staf bagian jaringan UPT PUSKOM segera melakukan pengecekan perangkat dengan menggunakan perintah ping;
  3. Apabila ping tidak berhasil, maka staf bagian jaringan UPT PUSKOM segera menghubungi pengelola IT tempat terjadi gangguan dan mengkonfirmasi yang terjadi;
  4. Apabila gangguan pada prasarana infrastruktur, staf bagian jaringan segera menanyakan estimasi lama gangguan;
  5. Staf bagian jaringan segera melaporkan tentang permasalahan yang terjadi dan perkiraan waktu pemulihan kembali ke KaBidJardan pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.
  6. Apabila gangguan terjadi pada infrastruktur IT, staf bagian jaringan segera melaporkan permasalahan yang terjadi kepada KaBidJardan pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.
  7. Kepala bagian layanan jaringan segera menindaklanjuti laporan dengan mengirimkan staf bagian jaringan ke lokasi tempat gangguan;
  8. Staf bagian jaringan UPT PUSKOM segera melakukan inventarisasi permasalahan dan berdasarkan hal tersebut ditentukan estimasi waktu pemulihan;
  9. Staf bagian jaringan UPT PUSKOM melaporkan kondisi di lapangan beserta estimasi waktu pemulihan kepada kepala bagian layanan jaringan;
  10. Kepala bagian layanan jaringan melaporkan kondisi yang terjadi beserta estimasi waktu pemulihan kepada para pengelola IT yang terkena dampak dari gangguan.

PENANGANAN GANGGUAN PADA SERVER WEB


Gangguan Server Web

  1. Staf bagian Jaringan UPT PUSKOM yang bertugas untuk memonitor server melihat pesan gangguan dari layanan suatu server atau menerima laporan dari pengguna jasa;
  2. Staf bagian Jaringan mengakses layanan server tersebut untuk memastikan bahwa pesan gangguan memang benar;
  3. Staf bagian Jaringan akan melaporkan ke KaBidJar kejadian gangguan server;
  4. Apabila server yang mengalami gangguan dan pengelolaan servernya di bawah UPT PUSKOM, maka KaBidJar akan memerintahkan staf bagian jaringan melakukan pengecekan pada server web;
  5. Staf bagian jaringan yang ditugaskan untuk melakukan pengecekan terhadap layanan web mencari sumber permasalahan pada server dan menyelesaikan permasalahan tersebut;
  6. Staf yang ditugaskan akan melaporkan penyebab dan solusi penyelesaian dari permasalahan ke KaBidJar;
  7. Apabila server yang mengalami gangguan, pengelolaan servernya tidak dilakukan oleh UPT PUSKOM, maka KaBidJar akan menghubungi pengelola server tersebut agar menyelesaikan permasalahan yang terjadi.

LAYANAN PENGADUAN TEKNOLOGI INFORMASI dan KOMUNIKASI (TIK)


helpdek

  1. Pengguna dapat membuat pengaduan melalui isian Formulir Pengaduan (Helpdesk) Online yang ada di http://ticket.undip.ac.id, atau datang ke bagian frontdesk, telepon, atau email;
  2. Pengaduan yang masuk selain melalui formulir online (helpdesk), akan dimasukkan ke sistem pengaduan oleh petugas layanan;
  3. Pengguna mendapatkan nomor tiket pengaduan;
  4. Pengaduan yang masuk akan terdistribusi kepada group helpdesk;
  5. Group helpdesk menindaklanjuti pengaduan dan menuliskannya ke sistem helpdesk;
  6. Pengguna dapat memonitor pengaduannya melalui nomor tiket yang diterima.

LAYANAN PENCADANGAN (BACKUP) DATA


backup

  1. Pengguna membuat permohonan daftar aplikasi dan data yang akan dibackup kepada Kepala UPT PUSKOM;
  2. Kepala UPT PUSKOM memberikan disposisi kepada bagian Pengelola Jaringan, selanjutnya bagian Pengelola Jaringan melakukan klasifikasi backup dan konfigurasi backup;
  3. Petugas backup akan membuat konfigurasi backup untuk masing-masing server sesuai dengan retensinya. Backup harian disimpan dalam waktu 1 minggu. Backup mingguan disimpan dalam waktu 1 bulan. Backup bulanan disimpan dalam waktu 1 tahun, dan backup tahunan diarsipkan. Konfigurasi backup yang dibuat oleh petugas memungkinkan backup dijalankan secara otomatis pada malam hari;
  4. Petugas backup melaporkan kepada bagian Pengelola Jaringan bahwa proses backup siap untuk dimulai.

Layanan Pemulihan (Recovery) Data


  1. Pengguna mengajukan permohonan kepada Kepala UPT PUSKOM untuk memulihkan data yang telah dibackup sebelumnya melalui surat/email/helpdesk UPT PUSKOM;
  2. Mendisposisikan permintaan pemulihan data kepada Bagian Pengelola Jaringan;
  3. Bagian Pengelola Jaringan untuk melakukan pemulihan data yang dimaksud;
  4. Petugas Recovery melaporkan kepada kabidjar bahwa proses pemulihan data siap dilaksanakan.

PEMASANGAN JARINGAN BARU


Pembuatan Jaringan Baru

  1. Unit Kerja mengirimkan surat permohonan ke Kepala UPT Puskom yang diketahui/ditandatangani Pimpinan Unit Kerja;
  2. Kepala UPT Puskom akan mendisposisikan permohon pemasangan jaringan baru dari unit kerja ke Bagian Pengelola Jaringan;
  3. Bagian Pengelola Jaringan akan mengirimkan staf bagian pengelola jaringan untuk melakuk survey ke unit kerja;
  4. Staf Bagian pengelola jaringan yang diberi tugas melakukan survey lapangan dengan menggunakan form survey;
  5. Dari hasil survey, dikeluarkan dokumen RAB serta estimasi lama pengerjaan oleh Bagian Pengelola Jaringan;
  6. RAB dari Bagian Pengelola Jaringan akan dikirimkan ke unit kerja yang memohon sambungan jaringan baru.
  7. Setelah penyambungan selesai dilaksanakan, maka akan dilakukan uji kualitas penyambungan;
  8. Bila dalam uji kualitas hasil yang didapat tidak sesuai dengan standar maka akan dilakukan pengecekan ulang pada sambungan yang telah terpasang.

Penambahan Space Hosting / E-Mail


space hosting

  1. Pengguna atau penanggungjawab hosting / E-Mail mengirimkan surat permohonan ke Kepala UPT Puskom;
  2. Kepala UPT Puskom mendisposisikan permohon penambahan space hosting / E-Mail dari unit kerja ke Bagian Pengelola Jaringan;
  3. Petugas layanan akan memeriksa space hosting / E-mail yang terpakai ( syarat pengajuan penambahan kuota, 80% kuota sudah terpakai ). Apabila kuota sudah mencapai 80%, kuota akan langsung ditambahkan. Tetapi jika kurang dari 80%, penambahan kuota akan ditunda.